Struktureret sekretariatsmedarbejder

Institut for Geoscience ved Aarhus Universitet søger en struktureret og engageret sekretariatsmedarbejder til vores team fra den 1. november 2025 eller snarest derefter. Vi er et forskningsinstitut med en dedikeret gruppe af videnskabelige, tekniske og administrative medarbejdere samt studerende. Instituttet forsker og underviser i nogle af tidens mest aktuelle samfundsanliggender – herunder klima, vand, energi, råstoffer og meget mere. Vores sekretariat spiller en central rolle i at støtte instituttets mange aktiviteter og administrere dets drift. Som sekretariatsmedarbejder får du derfor en bred kontaktflade og en stor indsigt i instituttets dagligdag.

I sekretariatet vægter vi det gode samarbejde og kollegaskab højt. Da vi er et mindre team på fem faste medarbejdere plus studentermedhjælpere, skal du have mod på fleksibelt og selvstændigt at løse de mange opgaver, som opstår i en travl hverdag.

Jobbeskrivelse

Som sekretariatsmedarbejder vil din hverdag bestå af en blanding af faste back office-opgaver og front office-opgaver, hvor du understøtter instituttets medarbejdere og studerende i dagligdagen.

Blandt opgaverne vil være:

• Koordinering af indkøb og generel økonomihåndtering
• Administrativ understøttelse af instituttets uddannelsesansvarlige
• Strukturering og organisering af driftsopgaver
• Koordinering og understøttelse af møder, arrangementer og feltture
• Ansvar for journaliseringspraksis
• Administrative ad hoc-opgaver
• Ad hoc-bistand til kollegaer og studerende

Foruden egne opgaver får du en backup-funktion på andre opgaver, herunder særligt HR-opgaver.

Ønskede personlige og faglige kompetencer

Vi ønsker os en ny kollega, som:

• Har en relevant uddannelsesmæssig og faglig baggrund
• Har et udpræget strukturgen og trives med at skabe og vedligeholde overblik
• Har blik for gode og effektive processer
• Er fortrolig med brugen af IT-værktøjer, herunder Microsoft Office-pakken. Du skal have mod på at sætte dig ind i nye IT-systemer. Erfaring med Indfak2, RejsUd, Workzone og Conference Manager er en fordel
• Har stærke danske og engelske sprogkundskaber

Som person er du serviceminded og selvkørende. Du trives med at indgå i en mindre team og tager ansvar for at få hverdagen til at fungere på en dynamisk arbejdsplads. Du er udadvendt og kan lide at have kontakt til mange forskellige mennesker, både på instituttet og udadtil.

Vi tilbyder

Vi tilbyder en spændende stilling, hvor du er med til at tilrettelægge din hverdag. Du får en varieret arbejdsdag og indgår i et kompetent og internationalt miljø med stor faglighed. Vi har et professionelt, men uhøjtideligt arbejdsmiljø og et godt kollegialt sammenhold.

Om instituttet

Institut for Geoscience tæller godt 80 medarbejdere og ca. 150 kandidat- og bachelorstuderende. Du kan læse mere om instituttet på www.geo.au.dk.

Arbejdssted og ansættelsesområde

Arbejdsstedet vil være Institut for Geoscience, Høegh-Guldbergs Gade 2, 8000 Aarhus C, og ansættelsesområdet er Aarhus Universitet med tilhørende institutioner.

Spørgsmål og ansøgning

For yderligere information om stillingen er du velkommen til at kontakte:
Konstitueret sekretariatsleder Ingeborg Jacobsen på e-mail: [email protected] eller telefon: 93 50 90 77.

Deadline

Alle ansøgninger skal være modtaget senest d. 1. september 2025 kl. 23.59.

Vi forventer at afholde samtaler ultimo uge 36 2025.

Formalia

Løn- og ansættelsesvilkår sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) og organisationsaftale mellem Skatteministeriet og HK/Stat for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere eller anden relevant overenskomst.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.