Alsidig stilling som administrativ medarbejder og sekretær for Børn og Unges direktør

Alsidig stilling som administrativ medarbejder og sekretær for Børn og Unges direktør

Motiveres du af at være tæt på de politiske og strategiske beslutninger? Og trives du med at sætte struktur på en hverdag, hvor ikke to dage er ens? Så har vi en rigtig spændende administrativ stilling, hvor du dels bliver sekretær for direktøren i Børn og Unge, dels indgår i de mange løbende opgaver i Sekretariatet.

Du bliver en del af en organisation, der er optaget af at gøre en forskel for børnene og de unge i Aarhus Kommune, og samtidig er med til at påvirke de nationale dagsordener på området.

Sekretariatets rolle er at være bindeled mellem den politiske og strategiske ledelse og resten af organisationen.

Sekretariatet betjener rådmanden, Børn og Unge-udvalget, direktøren og chefteamet med opgaver, der rummer både klassiske sekretariatsfunktioner og strategiske indsatser som klima og bredere børnefællesskaber. Sekretariatet fremmer koordinering og samarbejde på tværs med fokus på, at borgere, samarbejdspartnere og interessenter bliver set og hjulpet.

Om jobbet

Vi tilbyder et spændende og udfordrende job, hvor du, sammen med en kollega, vil få ansvaret for den administrative understøttelse af direktøren og rådmanden i Børn og Unge. Din hovedopgave vil være at betjene og være sekretær for direktøren, men du og din kollega vil udgøre et stærkt team, som tager fælles ansvar og støtter hinanden i opgaveløsningen.

Du vil få en central rolle i organisationen, og det vil ofte være dig, som bliver kontaktet, når der er brug for koordinering både med kontorerne i Børn og Unge og andre magistratsafdelinger. Det vil også være dig der på vegne af direktøren, som rækker ud til forskellige kontorer, når der skal udarbejdes materiale, svar eller andet.

Nedenfor er nogle af de opgaver, som vi ved vil blive en del af din opgaveportefølje:

• Du vil få ansvar for at sikre, at direktøren er bedst muligt forberedt, herunder bl.a.:
• Kalenderstyring, mødeplanlægning og -forberedelse mv.
• Forberede og indhente baggrundsmaterialer til direktørens møder og aktiviteter.
• Overblik over direktørens mailbakke.
• Besvarelse af telefoniske henvendelser til direktøren.
• Være på forkant og sikre sammenhæng i direktørens arbejdsdag.
• Dagsordener til chefmøder.
• Sammen med din nærmeste kollega vil du skulle løse forskellige administrative opgaver med ekspedition af sager og henvendelser mv.
• Indkøb til kontoret samt direktør og rådmand.
• Håndtering af Sekretariatets postkasse samt Børn og Unges hovedpostkasse.
• Referentopgaver.
• Generelle administrative driftsopgaver.

Når du er kommet godt ind i ovenstående opgaveportefølje, forventer vi, at der vil være rum til flere opgaver. Hvilke opgaver afhænger af din profil og ønsker, men eksempler kan være:

• sagsbehandling af borgerhenvendelser
• udarbejdelse af notater
• besøgsrunde for direktør
• planlægning af større møder/arrangementer
• planlægning af organisationsmøder
• superbruger på de systemer vi anvender
• løbende ad hoc-opgaver som eksempelvis hjælp til koordinering af belysninger i forbindelse med budgetforhandlingerne.

Sekretariats medarbejdere hører til på to matrikler - Grøndalsvej 2 i Viby J og Aarhus Rådhus. Din arbejdsplads vil primært være på rådhuset, men der kan også være enkelte opgaver på Grøndalsvej.

Din profil

Vi ser gerne, at du kan nikke genkendende til mange af nedenstående punkter.

Fagligt

• Du har en relevant uddannelse inden for administration og kontor som eksempelvis administrationsbachelor eller kontoruddannet.
• Du har erfaring som chefsekretær eller med ledelsesunderstøttelse i en politisk styret organisation.
• Det er naturligt for dig at holde dig orienteret i de strategiske og politiske dagsordener inden for Børn og Unges område, således at du er godt klædt på til at hjælpe og vejlede direktøren bedst muligt.
• Du er god til at skabe og vedligeholde et organisatorisk overblik, som du har brug for i den daglige opgaveløsning.
• Du er god til at håndtere det uforudsigelige. Da der løbende dukker opgaver op, som skal prioriteres her og nu, er det vigtigt, at du kan prioritere og strukturere din arbejdsdag effektivt, ligesom du er god til at være forudseende og på forkant med opgaverne og planlægningen.
• Du arbejder struktureret, og du formulerer dig godt både mundtligt og skriftligt.
• Du er rutineret IT-bruger med indgående kendskab til Office-pakken. Det er ikke en forudsætning, at du kender vores IT-systemer, men det er en fordel, hvis du har arbejdet med lignende systemer. Vi forventer, at du har mod på at sætte dig ind i de administrative systemer, du ikke kender.

Personligt

• Du arbejder selvstændigt og proaktivt, og du er god til at se og byde ind, hvis der er sagsgange eller opgaver, som kan løses på en bedre måde.
• Du træder til, når en kollega, direktøren eller rådmanden har brug for en hånd.
• Du trives godt med en afvekslende og travl hverdag, og du går positivt til de udfordringer, der dukker op. Du er ikke bange for at træffe beslutninger, men du har også en forståelse for, hvornår du skal bede om sparring.
• Du skal have lyst til og interesse for arbejde tæt på den politiske og administrative ledelse, ligesom vi regner med, at du er imødekommende og god til at samarbejde med mange forskellige parter både internt og eksternt.
• Du vil ofte være den, som borgere og samarbejdspartnere træffer først, når de ønsker at tale med direktøren. Derfor er det vigtigt, at du er venlig og serviceorienteret – også når samtalerne i ny og næ kan være svære.

Derfor skal du vælge os
Sekretariatet er en spændende og travl arbejdsplads, hvor vi gensidigt har stor tillid til hinanden og lægger vægt på at indgå i et dynamisk samspil både med hinanden og resten af organisationen.

Du bliver en del af en bredt sammensat og engageret medarbejdergruppe på 10 personer på rådhuset og 13 personer på Grøndalsvej med stærk faglighed på en bred række af opgaver. Vi arbejder løbende på at udvikle vores praksis både individuelt og i fællesskab, og der er god mulighed for at udvikle sig fagligt og personligt i stillingen.

Vi er et kontor, hvor vi bakker hinanden op, og hvor vi holder fokus på opgaveløsning, samarbejde og koordinering. Vi har en uformel omgangstone med plads til humor og gode snakke om det, der rører sig omkring os.

Hvis du vil vide mere

Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte sektionsleder Stine Fiedler Røge på tlf. 2337 2492 eller mail: [email protected] eller rådmandssekretær Karin Dandanell-Fridthjof på tlf. 8940 2351 eller mail: [email protected]

Få overblik over vores organisation:
Om Børne- og Ungepolitikken: Børne- og ungepolitik
Om Bredere børnefællesskaber: Bredere børnefællesskaber
Om at arbejde i Børn og Unge: Arbejde i Børn og Unge

Om Aarhuskompasset her:

Løn og ansættelsesvilkår
Stillingen er på 37 timer ugentligt og med løn og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst. Endelig lønfastsættelse sker efter forhandling med den forhandlingsberettigede faglige organisation på baggrund af dine kvalifikationer.

Vi vil håber du kan starte hurtigst muligt og gerne senest den 1. november 2025.

Vi glæder os til at høre fra dig!
Du sender os din ansøgning og bilag elektronisk senest den 16. september. Første samtale afholdes den 22. september og anden samtale afholdes den 25. september. Der vil være en opgave, som vi vil bede dig forberede mellem første og anden samtale.

I Aarhus Kommune sætter vi børnene i centrum. Vi vil give alle børn og unge de bedste betingelser for at lære, udvikle sig og trives. Det kræver stærke læringsfællesskaber og tværfagligt samarbejde mellem de voksne omkring barnet. I Aarhus Kommune bliver du en del af en samarbejdskultur, hvor data, viden og erfaringer inddrages, så alle får mulighed for at lære sammen af hinanden og med hinanden på tværs af professioner, medarbejdere og ledelsesniveauer. Vi tror på, at børn og unge gør, hvad de kan. Børnene er ikke problemet, men de viser problemet. I Aarhus Kommune tager de voksne ansvar for læring, udvikling og trivsel for alle børn og unge.

Om Aarhus Kommune
Aarhus Kommune er Jyllands største arbejdsplads, hvor 28.000 professionelle og passionerede kollegaer hver dag arbejder for at gøre visioner til virkelighed og skabe værdi for borgere og samfundet omkring os. Vi er en arbejdsplads, der vægter faglighed og samarbejde højt og vi tror på, at vores forskelligheder er med til at gøre Aarhus for en god by for alle.

Sammen arbejder vi for en bæredygtig og inkluderende by, hvor både ansatte, borgere, virksomheder og naturen kan trives og blomstre. Vi har ambitioner for byen – og for dig. Kom og vær med!