Administrationschef til Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning

Har du lyst til at være en nøgleperson på en spændende og dynamisk arbejdsplads og arbejde i krydsfeltet mellem studerende, forskere og teknisk-administrative medarbejdere? Så søg stillingen som administrationschef på Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning på SCIENCE, Københavns Universitet, hvor du bliver en del af instituttets ledelse.

Om os
Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning (IGN) - hører under Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet (SCIENCE). Med ca. 450 ansatte, omkring 150 ph.d.-studerende, og ca. 1.500 studerende er vi et af Københavns Universitets største og mest mangfoldige institutter. Instituttet samler unik viden og forskere inden for områder, der spænder fra vulkaner til cellevægge, fra lokale økosystemer til globale udfordringer, fra laboratorie analyser til interview og design.

Vi har en stærk national og international profil inden for geovidenskab, skov og natur, og i samspillet med samfund og mennesker, og arbejder målrettet for at bidrage til fremtidige bæredygtige løsninger for samfundet.

Instituttet rummer syv akademiske sektioner samt Skovskolen i Nødebo, herunder afdelingen på Djursland som tilsammen udfører grundforskning og anvendt forskning, der understøtter en alsidig uddannelsesportefølje og bidrager til forskningsbaseret myndighedsbetjening. Staben, der løser nære opgaver inden for administration og service i tæt samarbejde med Universitetsadministrationen på Københavns Universitet, er central for instituttets virke og sammenhængskraft. Skovskolen i Nødebo har sin egen stab med lokal reference.

IGN´s årlige omsætning er cirka 350 mio. kr., hvoraf 30 % kommer fra danske og internationale fonde.

Læs mere om Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning på www.ign.ku.dk

Arbejdsopgaver
Din vigtigste opgave er at sikre en effektiv og meningsfuld administrativ understøttelse af instituttets ansatte og dermed skabe de bedst mulige betingelser for at løse vores kerneopgaver; forskning, uddannelse, myndighedsbetjening og formidling.

Dine opgaver spænder fra daglig inspirerende og motiverende ledelse af IGN’s stab, løsning af egne opgaver og ledelsesbetjening til organisationsudvikling, herunder strategisk rådgivning og sparring.

Som administrationschef på instituttet, får du ansvaret for 12 engagerede, dygtige og professionelle teknisk-administrative (TAP-) medarbejdere i staben, der omfatter sekretærer, betjente og chefkonsulenter.

På centralt strategiske områder, primært inden for økonomi og budget (lokalt) vil du være den udførende part, da en betydelig del af ansvaret i stillingen knytter sig til økonomistyring og budgetlægning. Arbejdet udføres i tæt samarbejde med institutlederen og KU’s fælles administration. I opgaveporteføljen findes dertil en række understøttende opgaver inden for bl.a. HR, uddannelse og forskning, hvor du vil være bindeleddet mellem KU´s fælles administration og IGN, og hvor en af de centrale opgaver bliver at bidrage til et smidigt og effektivt samarbejde med KU´s fælles administration og fastholde et højt niveau i opgaveløsningen.

Samtidig med, at du varetager instituttets interesser i forskellige fora, bidrager du til udvikling, koordinering, standardisering og videndeling på tværs af fakultetet og det samlede universitet.

Som administrationschef vil du i kraft af din rolle, indgå i flere af instituttets udvalg. I denne funktion bidrager du med videndeling og formidling af væsentlig information, der understøtter udvalgenes arbejde.

Det forventes derfor, at du har stærke skriftlige kommunikationsevner og kan bistå institutlederen ved proaktivt at opsøge, indhente og udarbejde relevant dokumentation og mødemateriale til brug ved udvalgsmøder – herunder at have blik for, hvornår og hvor den relevante information skal bringes i spil.

Du refererer til institutlederen og I indgår sammen med viceinstitutledere, sektionsledere og Skovskolens forstander i IGN’s Ledelsesteam, der er omdrejningspunktet for den faglige og strategiske udvikling.

Instituttet og stabens medarbejdere er fordelt på to adresser på Frederiksberg og i København. Du vil have kontor begge steder.

Om dig
Du har en relevant akademisk uddannelse, og du har betydelig erfaring med økonomistyring, budgetlægning og ikke mindst personaleledelse. Det er en fordel, hvis du har erfaring fra et forsknings- og/eller undervisningsmiljø i en akademisk organisation. Derudover kan du i høj grad genkende dig selv i de fleste af de nedenstående punkter:

• Du er på én gang tydelig, lydhør og anerkendende i din ledelsesstil og prioriterer etablering af en tillidsbaseret og medinddragende kultur.
• Du har stærke kompetencer i forhold til at sikre udvikling, motivation og trivsel blandt dine medarbejdere.
• Du har overblik og evner at bringe dine medarbejderes kompetencer i spil og skabe engagement.
• Du er pragmatisk med en operationel tilgang til opgaverne og bidrager selv til løsningen af dem.
• Du kan selv bidrage til og indgå i afklaring om økonomiske spørgsmål i forhold til budget og regnskab inden for hele instituttets virkefelt. Og du indgår naturligt i dialog med den fælles universitetsadministration herom.
• Du har vist, at du formår at omsætte mål og strategier til virkelighed, og du har med succes bidraget til udvikling på dine hidtidige arbejdspladser.
• Du formår at kommunikere komplekse mål, strategier og økonomiske forhold klart og forståeligt – både skriftligt og mundtligt – og har erfaring med at udarbejde sagsfremstillinger til behandling i diverse udvalg.
• Du trives i rollen som sparringspartner for både ledelse og medarbejdere.
• Du er relationel stærk og lyttende, en god kommunikator og arbejder konsekvent på at skabe et godt samspil og samarbejde mellem medarbejdere og ledelse ved at bygge bro, skabe tillid og have fokus på transparens og inddragelse af alle relevante parter.
• Du er velformuleret i skrift og tale på både dansk og engelsk, og du skal trives med at arbejde sammen med og servicere mange forskellige typer mennesker af forskellige nationaliteter.

Løn og ansættelsesforhold
Arbejdstiden er 37 timer om ugen. Ansættelse sker pr. 1. november 2025 eller snarest derefter.

Ansættelse og aflønning sker som chefkonsulent med personaleledelse i henhold til Overenskomst mellem Finansministeriet og Akademikere i Staten. Der er mulighed for forhandling af tillæg afhængig af kvalifikationer og relevant erfaring.

Københavns Universitet (KU) er i gang med at implementere en ny fælles administrativ organisering og nye arbejdsgange, som medfører forandringer de kommende år. For yderligere oplysninger kan du evt. kontakte institutleder Vivian Kvist Johannsen på mail vkj@ign.ku.dk eller tlf. 3533 1699 / 20300969. Du kan også læse mere her.

Din ansøgning
Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende en elektronisk ansøgning med bilag via Jobportalen (tryk på linket "" nederst i opslaget) senest 14. september 2025.

Første samtalerunde afholdes den 23. og 24. september, tilbagemelding og samtale om personlighedsprofil den 30. september, og anden samtalerunde den 10. oktober.

Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Yderligere spørgsmål
Spørgsmål til stillingen kan rettes til Institutleder Vivian Kvist Johannsen vkj@ign.ku.dk – 3533 1699 / 20300969.

Københavns Universitet giver sine knap 10.000 medarbejdere muligheder for at udnytte deres talent fuldt ud i et ambitiøst, uformelt miljø. Vi sikrer traditionsrige og moderne rammer om uddannelser og fri forskning på højt internationalt niveau. Vi søger svar og løsninger på fælles problemer og gør ny viden tilgængelig og nyttig for andre.

Info